Was ist nun zu tun?
Die GEONETZ Datendienste bieten eine Vielzahl an Fachanwendungen zur Erleichterung Ihrer Aufgaben im Bereich der Erfassung, Verwaltung und Dokumentation verschiedenster Sachverhalte an. Sie als Kunde haben die Qual der Wahl, welche der vielen Möglichkeiten Sie ausschöpfen wollen. Und wenn Sie sich für eine Applikation entschieden haben, dann fängt die Arbeit meist erst richtig an. Für die Einrichtung der Anwendung brauchen wir von Ihnen Informationen darüber, wie Sie die Anwendung nutzen wollen, so konkret wie möglich:
Wer?
Welche Zugänge haben die Berechtigung etwas an den Daten zu ändern, welche sollen ein Leserecht erhalten? Der Standard ist, dass all Ihre Zugänge alle Rechte erhalten, dies ist aber in der Praxis nicht unbedingt sinnvoll. Gibt es außerdem Zugangsberechtigte außerhalb Ihres Nutzerkreises, d.h. außerhalb Ihrer Organisation? Sollen für diese eigene Zugänge angelegt werden?
Wie?
In den meisten Anwendungen gibt es die Möglichkeit Nachschlagelisten für die Befüllung der Formularfelder zu nutzen. Diese können manuell mit etwas Aufwand in der Anwendung angelegt oder mit einem Import schnell und einfach hinterlegt werden. Wenn Sie uns im Vorfeld Nachschlagelisten zuarbeiten, können diese gleich bei Projekteinrichtung als Nachschlagelisten integriert werden.
Je nach Anwendung gibt es spezifische Projekteinstellungen, die im Vorfeld zu konfigurieren sind. Dies können einzelne Module sein, die explizit zugeschaltet werden, oder bestimmte verfahrenstechnische Funktionen. Auch hier beraten wir Sie gern.
Was?
In vielen Fällen gibt es bereits eine mehr oder weniger gute Umsetzung einer digitalen Idee zur Aufgabenbewältigung, sei es mit einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einer anderen Softwarelösung, die für Arbeiten im Büro ausgelegt ist. So praktisch diese Lösungen auch sind oder zu sein scheinen, spätestens bei der Bearbeitung durch verschiedene Zuständige kommt es nicht selten zu Schwierigkeiten.
Das Fehlerpotential ist aus unserer Sicht sehr hoch und wer kennt es nicht, dass es verschiedene Datenstände einer komplexen Tabelle gibt? Oder wenn jemand mit einer anderen Denkweise die Tabelle so verändert hat, dass man sie nicht mehr eindeutig nachvollziehen kann? Vielleicht nutzt ein Kollege auch noch eine ganz andere Programmversion und durch das Konvertieren in ein anderes Format gibt es Fehlerquellen. Dabei ist auch nicht hilfreich, dass in jedes Feld etwas eingetragen werden kann, dass nicht dem Datentyp der anderen Werte in der Spalte entspricht. Die große Stärke der Flexibilität kann sich dann schnell in ein großes Chaos verwandeln, dass Zeit und Mühe kostet.
Wir finden eine striktere Datenbankstruktur mit einer entsprechenden Eingabemaske wesentlich besser und der Vorteil der GEONETZ Datendienste: man hat fast automatisch eine Karte dazu.
Wo?
Üblicherweise werden im GDD-cardo Daten mit Raumbezug verwaltet, Tabellenkalkulationsprogramme haben jedoch kaum Möglichkeiten, diese zu verwalten. Im besten Fall haben Sie schon raumbezogene Daten in einem üblichen Format, andernfalls gibt es viele Wege zur Digitalisierung, sei es von analogen Karten oder über Koordinatenlisten. Auch hier ist es sinnvoll, vor der Projekteinrichtung mit Ihrem Provider zu sprechen, in welcher Form Sie bisher Ihre Daten verwalten.
Wann?
Auch wenn Sie die Anwendung so schnell wie möglich nutzen wollen, braucht es dennoch ein wenig Zeit im Vorfeld, damit die Aufgabenbearbeitung reibungsarm anlaufen kann. Wir empfehlen eine Probezeit von einem Quartal vor der endgültigen Lizenzierung der Anwendung.
Wir als Provider stehen Ihnen gern Rede und Antwort und unterstützen Sie tatkräftig bei der Einrichtung der von Ihnen ausgewählten Anwendung.
Für weitere Fragen stehen wir, die IB Pfitzner GmbH, Ihnen gern beratend zur Verfügung.