Die Anwendung ALKIS.pro bietet Auskunfts- und Recherchefunktionen zu Flurstücken und deren Eigentümern auf Basis des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystems (ALKIS) der Vermessungsämter.
In der Praxis kommt es vor, dass zu diesen amtlichen Informationen weitere hinzugefügt werden müssen, bspw. um die aufwändig recherchierte aktuelle Anschrift eines Eigentümers zu hinterlegen, die im Grundbuch noch nicht korrigiert wurde oder um zu vermerken, dass für ein Flurstück in Kürze eine Teilung ansteht.
Die Notizfunktion im ALKISpro bietet genau dafür die passende Lösung. Eigene Notizen können bequem an den amtlichen Daten ergänzt werden. Diese bleiben dauerhaft erhalten, selbst bei Aktualisierung der Datensätze. Auch das Aufsetzen eines neuen Abgabeverfahrens beim Vermessungsamt oder die Umstellung auf die GeoInfoDok 7.1 lassen die Notizen unangetastet.
Notizen beim Teilen und Zusammenführen von Flurstücken
Das Teilen oder Zusammenführen von Flurstücken bzw. ganze Flurneuordnungsverfahren lassen ebenso die Notizen unverändert im ALKIS.pro bestehen.
Notizen an weggefallenen Flurstücken
Der Wegfall eines Flurstücks stellt eine größere Herausforderung dar. Auf die Notiz kann nun nicht mehr über das Flurstück zugegriffen werden.
Solche verwaisten Notizen findet man dennoch im ALKIS.pro rechts oben unter dem Button „Notizen verwalten“. Dort gibt es verschiedene Listen. Es liegt dann in der Verantwortung des Erstellers der Notiz, diese zu löschen, sofern sie hinfällig ist. Eine weitere Option ist die Übertragung der Inhalte auf andere Flurstücke / Nachfolgeflurstücke. Im Normalfall sollte es keine Notizen ohne Flurstück in der ALKIS.pro Anwendung geben.
Erweiterungen mit den letzten Updates
Neben dem reinen Notiztext lässt sich mittlerweile auch eine Datei anhängen – etwa ein Protokoll, ein Vertrag oder ein Foto. Nutzerinnen und Nutzern mit Zugriff auf die jeweilige Notiz können die angehängte Datei auch herunterladen.
Darüber hinaus steht eine weitere Recherche-möglichkeit nach Notiztexten zur Verfügung. Diese ist im linken Rechercheblock zu finden. Nutzerinnen und Nutzer können nun gezielt nach Flurstücken suchen, an denen eine Notiz mit einem bestimmten Text bzw. Textfragment hinterlegt ist. Durchsucht werden dabei alle durch den angemeldeten Nutzer einsehbaren Notizen.
Freigaben von Notizen an andere Personen
Eine entscheidende und sehr wichtige Einstellung für Notizen ist die Freigabefunktion.
Bezüglich des Schreibzugriffs ist die Berechtigungsvergabe sehr klar definiert. Jede Nutzerin oder jeder Nutzer von ALKISpro darf neue Notizen hinzufügen. Bestehende Notizen können ausschließlich von Personen bearbeitet oder gar gelöscht werden, die diese ursprünglich erstellt haben.
Eine Besonderheit stellen Notizen dar, die als Ersteller „$PUBLIC$“ hinterlegt haben. Hierbei handelt es sich um Notizen, die noch aus der alten ALB-Anwendung vor ca. 10 Jahren übernommen wurden. Damals wurde der Ersteller einer Notiz nicht gespeichert – deswegen konnte auf den Nutzernamen nicht zurückgegriffen werden. Notizen mit dem Ersteller „$PUBLIC$“ sind durch jeden Nutzer, der Zugriff auf das zugrundeliegende Flurstück hat, aktuell einseh- und löschbar. Mittelfristiges Ziel muss es sein, diese Notizen zu entfernen. Sofern die Notizen noch relevant sind, muss eine neue Notiz zum Flurstück mit dem alten Inhalt erstellt werden – dadurch wird der neue Bearbeiter zum Ersteller und damit Eigentümer der Notiz. Die alte $PUBLIC$ – Notiz ist im Gegenzug dann gleich zu löschen.
Für den Lesezugriff stehen im GEONETZ drei Stufen zur Verfügung. Die konkrete Stufe für jede einzelne Notiz wird beim Anlegen eingestellt und kann im Zuge der Bearbeitung auch geändert werden.
Privat: Nur die Person, die die Notiz erstellt hat, sieht diese, kann danach recherchieren und eine angehangene Datei herunterladen.
Organisation: Diese Stufe ist eine Besonderheit der ALKISpro Anwendung im Kontext der GEONETZ-Datendienste. In der GEONETZ cardo-Instanz arbeiten verschiedene Kunden gleichzeitig, z.B. Gemeinden oder Zweckverbände. Diese werden jeweils als Organisation bezeichnet. Dadurch entsteht der große Vorteil, dass Daten zwischen den einzelnen Kunden sehr einfach geteilt werden können (eine der Grundphilosophien aus dem Ursprung des GEONETZ). So können Nachbargemeinden oder Zweckverbände gemeinsam auf Daten zugreifen und sogar bearbeiten, vorausgesetzt die nötigen Berechtigungen wurden vergeben.
Gleichzeitig soll aber auch nicht jeder Nutzer des GEONETZ automatisch alle Daten sehen. Deshalb benötigt man eine Möglichkeit, dass nur die eigenen Kollegen auch von der hinterlegten Notizen eines Mitarbeiters profitieren können. Genau dafür gibt es diese Freigabestufe: Nur die Mitglieder einer Organisation, also alle Logins, die zum gleichen Kunden gehören, erhalten Zugriff auf die entsprechend freigegebenen.
Öffentlich: Vollständig öffentliche Notizen können durch alle Nutzer einer cardo-Instanz eingesehen werden. Im GEONETZ ist das aber eingeschränkt – ein Nutzer sieht nur öffentliche Notizen von Flurstücken, auf die er auch Zugriff hat – im Regelfall also nur von Flurstücken der eigenen Gemeinde. Diese Stufe kann bspw. im Kontext von Zweckverbänden, die im Gemeindegebiet tätig sind, möglich und sinnvoll sein. In diesem Fall gibt es mehrere GEONETZ-Kunden, die also verschiedenen Organisationen angehören, die auf dasselbe Flurstück und damit auch auf dieselbe Notiz – bspw. mit der aktuellen Eigentümeradresse – Zugriff haben.
Überprüfung der Freigabeeinstellungen der eigenen Notizen
Es empfiehlt sich, bestehende Notizen mit öffentlicher Freigabe zu überprüfen. Kontrollieren Sie, ob es sinnvoller ist, die Freigabestufe in „Organisation“ zu ändern. Hintergrund: bisher war „Öffentlich“ die Standardeinstellung beim Anlegen neuer Notizen. Diese wurde inzwischen auf „Organisation“ geändert, um die öffentliche Freigabe der Notizen bewusster steuern zu können.
Eine Besonderheit stellen öffentliche Notizen dar, zu denen das Flurstück nicht mehr existiert. Diese sind tatsächlich für alle Nutzer in der Liste „Alle Notizen“ einsehbar.
Für Fragen zur Notizfunktion bzw. generell zum ALKIS.pro stehen wir, die IDU IT+Umwelt GmbH, Ihnen als Entwickler der Anwendung gern zur Verfügung.